Die Email ist ein Kutscher und für Alte. Blogparade zur Email der Zukunft

Mein langjähriger IT- und Blogger-Weggefährte Stefan Pfeiffer motiviert mich mal wieder, bei einer
Blogparade zur Zukunft der Email mitzumachen.

Seit Monaten und Jahren stelle ich die Email in Frage. In Seminaren. In Vorträgen. Im
Blog. In der Twitter-Kneipe. Wo auch immer.

Im Business (und oft auch privat) ist die Email wie ein Kutscher (Absender), der seinen Wagen mit vielen Leuten (Adressaten) und Koffern (Attachments) belädt, sich auf einen viel zu langen Weg macht (CC-Mentalität), nach und nach einen Teil oder Mensch abwirft, in der Hoffnung (Ignoranz der
Vier-Augen Prinzipienreiter), um irgendwann mal das Ziel zu erreichen (Delete- und/oder Archivierung-Button). Der Wert der Email ist für mich ungefähr vergleichbar dort angekommen, wo der Notar und Anwälte noch fleißig mit Aktenordnern das Papier hoch halten. Es ist was für die Alten, oder die alten Branchen? Den
Postkutschen-Vergleich schein ich zu lieben, fällt mir ein. Wie auch immer.

Was möglicherweise despektierlich oder überheblich klingen mag, will ich aber gerne in ein rechtes Licht rücken.

Vor zwei einhalb Jahren habe ich einen Post geschrieben, welcher eine
Infografik mit einigen Erkenntnissen zum besten Versand-Zeitpunkt der Email (bzw. des Newsletters) beinhaltete. Da mir klar war, dass Newsletter immer noch eine große Rolle in Unternehmen spielen, sah ich es als eine gute Idee, den Inhalt zu teilen. Unser eigner Newsletter mit diesem Inhalt wurde daraufhin mit spöttischen Kommentaren an mich weitergeleitet: “Zurück zur Steinzeit???” und “Martin, bitte nicht solche Inhalte!”. Auf Twitter antwortete den geteilten Link man mit “RT Unsubscribe! – (Text und Link)”. Offensichtlich war der Post nicht gut angekommen. Ich lies es in Zukunft. Wann auch immer.

In Aufträgen mit diversen Anbietern von Projekt-Management Lösungen sowie Unternehmen, die Dropbox, Safesync oder sonstige Cloud-Lösungen einsetzten, erlebte ich dann aber die Kehrseite der Medaille. Wurde die Kommunikation für das Unternehmen wichtig, musste eine Email geschickt werden. Dass dieselben Inhalte irgendwo in der Cloud zeit- und wortgleich liefen, zählte nicht. Vorgesetzte antworteten nicht auf Twitter und Facebook. Schrieb man eine Email mit einem Hinweis auf eine der Netzwerk-Gespräche, ließ das Status-Update und der Retweet nicht lange auf sich warten. Ein Gründer einer Projekt-Management SOftware Firma schickte mir sogar eine Mail als Antwort auf einen Tweet. Wieso auch immer.

Manche reagieren ja auch nicht auf XING oder LinkedIn. Sagt man ihnen, dass es eine Erinnerungsfunktion per Email gibt, läuft das Networking auf einmal wie geschmiert. Ohne Kutscher kommen manche eben nicht ans Ziel. Auch wenn der Rennwagen neben dran steht und man den Schlüssel in der Hand hält.

Leider gibt es nur zu viele Romantiker in Unternehmen, für die die Email schon ein Rennwagen ist, der sich kaum aufhalten lässt. Lässt er sich aber. Er lässt einen sogar ruhiger fahren mit ordentlichen Filter-Funktionalitäten, die semantisch organisieren und nach Priorität unterscheiden können, also mit Katalysator, Spracherkennung und Intelligent Driving Systemen. Vor allem aber mit einem System, dass alle Facetten der Kommunikationsoptionen in Einklang und auf eine Plattform bringt. Was Google Buzz mal versucht hat, aber daran scheiterte.

Dabei ist die Email der Zukunft längst da. Sie findet nur nicht mehr in der Inbox statt. Sie ist in so manchem Handy, in so manchem Netzwerk, auf so mancher App, oder in so mancher Community. Sie ist auch Kommunikation in Projekt-Management Software in der Cloud oder in Communities. Sie ist schneller, chronologisch sortiert und man überblickt effizienter, was wann wo und wie besprochen wurde, wer sich engagiert und wer sich eher fahren lässt.

Das Problem? Sie ist mal hier, mal da, mal dort. Aber nie an einem Ort. Die Email-Form ist facettenreich, rasend schnell und so mancher Mensch leider weder organisatorisch, noch technisch und manche auch (noch) nicht Willens, grundsätzlich zwischen Facebook, Google+, Skype, WhatsApp oder eben auch nur der Inbox hin und her zu wechseln.

Was es also brauchen würde, wäre ein Communication-Dashboard, das nicht unterscheidet, wo ich kommuniziere (Email, Facebook, Twitter, Pinterest, Tumblr, Google+ usw.), sondern mir sagt, wo es wichtig und dringend ist zu kommunizieren (und das selbst lernt), wer zukünftig auf die Rücksitzbank, sprich die zweite Reihe meiner Aufmerksamkeit rutschen darf und wann es sich lohnt, das Gaspedal voll durchzudrücken.

Es braucht also nicht viel. Ein paar APIs. Ein wenig mehr Offenheit. Ein wenig mehr Datenvertrauen. Weniger Monopolismus-Denke. Und vor allem einen Nutzen für den Nutzer. Und falls wir das alles nicht hinbekommen, vielleicht kehren wir ja zum guten alten Brief zurück.

PS: Mein Vater fragt immer wieder, ob ich ihm nicht ein paar Infos oder ein Bild per Mail schicken will, was er ausdrucken und mitnehmen kann. Natürlich sage ich “Ja” und mache es oft nicht, weil mein Verständnis von Kommunikation und Erlebnissen in einer anderen Welt spielt. Und dann fällt mir ein, ich könnte ihm ja nur meinen Link zur Facebook-Seite schicken. Oder zu Twitter, oder sonstigen Accounts. Er würde so viel mehr an meinem Leben teilhaben, ob mit oder ohne Email-Kutsche.