Auf der Web 2.0 Expo gab es einen sehr interessanten Beitrag von Luis Sanchez von IBM, der sich mit einem Thema befasst, über das sich langsam viele Web 2.0 Menschen Gedanken machen: Warum gibt es eigentlich noch Emails? Der Titel des Vortrags spricht Bände ‘Thinking Outside the Inbox’…

Email ist ein Thema welches einen seit Anfang seines Business verfolgt, aber diesen Entwicklungsstand nie verlassen hat. Oder doch? Langsam will man auf Veränderung hoffen. Ein Junge aus der Nachbarschaft meinte vor kurzem: „Was Sie nutzen noch Emails, obwohl sie twittern, Facebook und Friendfeed nutzen? Ist das nicht ein wenig altmodisch?“ Das sass… und bringt einen zum Nachdenken.

Geht es also um die bloße Kommunikation, so ergeben sich zahlreiche andere Kontakt- und Kommunikationsmedien: Social-Networks oder Twitter. Beide bieten ‚Direct Messages‘, was ’nahezu‘ nicht gespamt werden kann und somit eine wertvolle Zeitersparnis bringt. Zudem muß man sich aus der Natur von Twitter ‚kurz fassen‘. Herrlich… kommt der gegenüber doch gleich zum Punkt. Interessanterweise bekommt man aber auf Twitter ‚Directs‘ als Reply von manchen Menschen wiederum eine Email, was mir überhaupt nicht in den Sinn will…

Doch das eine ist Kontakt zu Freunden und Gleichgesinnten. Business ist ein anderes Thema. Wie sieht es also in der Businesswelt aus?

Der Austausch von Dokumenten ist vermutlich einer der wichtigsten Punkte im Business. Warum nicht Instant Messaging Tools nutzen? Geht schneller und Feedback kommt sofort. Oder aber Google Docs? Meetings oder der ‚abendliche‘ Networking Drink lassen sich schnell und unkompliziert mit solchen web-basierten Tools oder über Business Networks steuern.

Wenn man sich mal ansieht, was man im modernen Business mit Emails macht, wirkt das nicht wirklich fortschrittlich: Löschen von Spam, Sortieren von CC-Mails in Ordner (die wir nie mehr ansehen), Kundentermine und Meetings ausmachen und sonst…? Trotz internen ‚Policys‘ oder menschlichem Selbstverständnis einer angeblich intelligente Spezies, die wissen sollte, wie man mit Emailverkehr umgehen muß, wird die Mailbox nur zu gerne von Kunden und selbst von eigenen Kollegen mal mit CC- und BCC-Mails vollgepackt. Und auch wenn Filtermechanismen semantische Grundsätze im Hinterkopf haben, lassen sie einen doch nur zu selten im Daily Business im Stich. Vielleicht lehrt uns ja das Web 2.0 das der Mensch nicht nur in Ordnern denkt sondern auch als netzwerk-funktionales Individuum, welches sich nur noch die richtige Organisationsstruktur für sein neues Dasein im Business aneignen muss.

Sind E-Mails also noch zeitgemäß angesichs von zahlreichen Social Networks, Micro-Blogging und sonstigen Web-Services, die uns alle die E-Mail Funktionalität des ‚permanent In Kontakt bleibens‘ und ‚Erreichbar seins‘ ermöglichen? Zeitmangel ist eines der größten Negativ-Argumente gegenüber einer avisierten positiven und produktiven Arbeitshaltung. Wenn man aber Spam und fragwürdig-wertighaltige Sonder-Newsletter mit einer Nachricht erhält, die einen auf dem Laufenden halten sollen, werden die zeitlich angespannten Nerven arg strapaziert. Mit diversen modernen Technologien wie z.B. Moli, Netvibes oder PageFlakes lassen sich Nachrichten schneller und spamfrei überblicken – einmal eingerichtet, RSS als Basis, ab und zu upgedatet und fertig. Da kann sich die Mailbox entspannen und die Delete-Taste der Tastatur wird fast arbeitslos…

Email wirkt auf mich wie ein schwarzes Loch, in welches wir im Business aus Angst, Fehler zu machen oder aus Nachweisbarkeitsgründen, immer wieder stürzen. Obwohl einem in 10 Jahren kein Fall untergekommen ist, indem man im Business 1.0 oder 2.0 mal von einem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer auf einen kritischen Fall angesprochen wurde. Ob man im Business 3.0 wohl die rechtlichen Anorderungen für die Nachweisbarkeit und Corporate Governance auf eine neue moderne Realität hebt? Früher haben wir mal Ordner gehabt, in denen Aufträge landeten, heute sind Mails, Mails, Mails, die ebenfalls sich in virtuellen Ordnern breit machen, in die ich seit Jahren nicht mehr geschaut habe – und ein Controller hat mich auch noch nicht darauf angesprochen.

Das Verrückteste und Karriereunfreundlichste aber ist der CC-Wahnsinn. Da bekommt man CC’s und überfliegt diese nach Wichtigkeit und Relevanz – 99% umsonst. Doch wenn mal eine dabei ist, die nach Aufmerksamket schreit und eine Aktion erfordert, kommt einem die eine natürlich unter. Ergebnis: Absender wird sauer, weil man nicht adäquat reagiert. Die klassischen Markierungszeichen wie ‚hohe Wichtigkeit!‘ wurden in den letzten 10 Jahren leider zu oft inflationär genutzt, sodaß die Wahrnehmung sie inzwischen ignoriert. Was aber über Social Networks hereinkommt, wird in der Regel eher nicht übersehen. Vermutlich weil die Medien zeitgemäßer sind… und sich tagtäglich weiterentwickeln – im Gegensatz zu 10 Jahren innovativem Leerlauf bei Emails.

Im mobilen Business 3.0 kann ich mir eine kommunikative Welt vorstellen, die von Effizienz und Schnelligkeit bei der Versorgung von Emails geprägt ist (kein Archivieren in Ordner, die die Welt oder finanzielle Hüter der Neuzeit nie wieder sehen will). Inboxen werden nicht mehr sinnlos stündlich ‚mit dem Staubwedel abgefeudelt‘, der nur die oberflächliche Contenance wahrt.

Abgedrehte Realität? Offensichtlich nicht, denn sonst dürfte Luis Sanchez den Traum bei IBM doch nicht öffentlich ausleben, oder? Irgendwie erscheint einem angesichts des Gedankenganges diese aktuelle Studie zur beharrenden Popularität der E-Mail wie eine Farce…

Spot On!
Ok, alle diese Social Networks, Micro-Blogging Dienste und sonstige ‚Email ins Abseits stellenden‘ Services erfordern bei der Registrierung eine Emailadresse zur Verifizierung. Das ist noch ein Haken an dem die Anbieter der Webservices mal arbeiten sollten. Der einzige ‚andere‘ Anbieter, den es bisher gibt, ist Zipiko. Hier langt die Handynummer…