E-Kommunikation ist ein schwieriges Feld. Wer seine kommunikativen Fähigkeiten auf den Prüfstand stellen oder aus beruflichen Gründen diese auf Vordermann bringen will, der besucht von Zeit zu Zeit Fortbildungen. Dabei gibt es gute und weniger gute Coaches – vor kurzem habe ich einen der guten erlebt. ‚Den‘ Trainer des Deutschen Instituts für Rhetorik: Patric P. Kutscher.

Um nicht im Businessalltag schnell wieder die gewohnten Fähigkeiten aus der Schublade zu ziehen und auch weiterhin das ‚hart‘ Erlernte zu gebrauchen, habe ich den Email Newsletter des Instituts zu meiner monatlichen Pflichtlektüre gemacht. Nicht, weil ich mir das alles komplett neu wäre sondern gerade deswegen. Oder in Goethes Worten… „Man denkt an das, was man verließ. Was man gewohnt war, bleibt das Paradies.“

In diesem Monat befasste sich der Newsletter mit dem Thema ‚Entwickeln Sie einen E-Mail -Knigge‘. Da auch mir in letzter Zeit zunehmend die Verrohung der elektronischen Kommunikation sowie die Missachtung diverser Höflichkeitsregeln auffällt, schadet es nicht, an dieser Stelle darauf mal hinzuweisen und die wichtigsten Punkte des Newsletters des Instituts für Rhetorik herauszunehmen.

Externe Mail-Kommunikation

Brief und Mail – Rückbesinnung
Gehören Sie noch zur Generation, die Briefe per Hand schrieb? Falls ja, dann wissen Sie ja noch, wie sie sorgfältig auf folgende Sachen geachtet haben: schönes, sauberes Papier, ordentliche Schrift, keine Fehler oder Tipp-Ex Baustellen, etc. Dank der heutigen Technik sind das alles Faktoren, auf die wir bei Emails nicht mehr achten müssen, oder? Falsch: Gerade weil die Äußerlichkeiten der klassischen Briefform wegfallen, zählt das geschriebene Wort noch viel stärker. Dementsprechend sollte hier noch gewissenhafter vor dem Versand nach Fehlern ‚gescannt‘ werden als beim alten Briefverkehr.

Früher wurden Geschäftsbriefe von Fachpersonal, ausgebildeten Sekretärinnen, geschrieben, verfasst und zum Gegenlesen nochmal (!) dem eigentlichen Verfasser vorgelegt. Dieser hat es dann in Ruhe Korrektur gelesen und holprige, flapsige oder missverständliche Formulierungen ändern können. Heute stehen in den meisten Unternehmen diese Fachkräfte leider nicht mehr zur Verfügung. Es wird erwartet, das der Verfasser eines Schreibens das alles selbst perfekt erledigt. Die Korrekturlesung sollte deshalb in Ruhe und voller Konzentriertheit erfolgen. Es gibt keinen doppelten Boden…

Eine Email schreiben oder nicht?
Vor dem Schreiben eines Briefes hat man sich vor dem digitalen Zeitalter sehr wohl überlegt, ob man nicht selbst beim Adressaten erscheint: Einladungen zu offiziellen Terminen, Glückwünsche oder eindeutig private Angelegenheiten verboten es geradezu, postalisch den Adressaten anzusprechen. Und wie machen man es heute? Überlegen Sie mal, ob nicht ein kurzes Gespräch viel schneller zum gewünschten Ergebnis (und noch viel mehr!) führt.

In der heutigen digitalen Businesswelt erscheint es oft eine Sache der Undenkbarkeit. Beispiel gefällig? Xing informiert einen über Geburtstage, also schnell eine Mail an den Glücklichen geschickt: kurz, knapp, prägnant. Man hat dran gedacht, den Geburtstag nicht zu vergessen, perfekt. Oder…? Ist das wirklich noch produktives Networking? Wäre es nicht besser, den Hörer in die Hand zu nehmen oder sich auf einen Kaffee zu treffen, sprich: sich kurz mündlich auszutauschen? Vielleicht ergibt sich ja ein neues Geschäft oder eine neue Businessidee?

Man sollte eines nie vergessen und das ist nichts, was wir nicht alle wissen:
Das gesprochene Wort bekommt eine emotionale Antwort, das geschreibene Wort eine rationale.

Die Anrede
Auch wenn wir auf eine Amerikanisierung der heutigen elektronischen Kommunikation hinsteuern, so sollten dennoch ein paar Regeln schon beim Anschreiben beachtet werden.

Kennt man den Kunden nicht (bisher gab es kein Telefonat bzw. keine Kommunikation), verbietet sich das burschikos-jugendliche ‚Hallo‘ als Aufmacher. Auch wenn es manchmal etwas altbacken wirkt, ein ’sehr geehrte/r Frau/Herr‘ wirkt erfahrener, kompetenter und seriöser. Oder würden Sie es bei einem offiziellen Schreiben nicht auch erwarten?

Agenturen und Berater erliegen oft amerikanisch-hippigen Kommunikationstrends. Man sollte dort mit dem ‚Du‘ bei der Kundenansprache vorsichtig sein. Wären wir in Amerika, ist das möglich – wir sind aber in Deutschland und die Sprache macht es uns manchmal eben schwieriger. Und auch wenn sich in Unternehmen unter Kollegen ‚ge-Du-zt‘ wird, heißt das noch lange nicht, das der Kunde das ‚Du‘ in einer Email akzeptiert und annimmt. Im Gegenteil…

Die Form
Wer eine Mail schreibt, zeigt dem Empfänger (heute wie früher), dass man sich Zeit genommen hat – oder eben nicht. Leider erkennt man oft an der Form einer Email bereits, dass die Email zwischen Tür und Angel bzw. vor dem Einstieg ins Flugzeug auf dem Blackberrry geschrieben wurde…
– Alles ist klein geschrieben. Es gibt Menschen, die machen das standardmäßig. So wie man dann standardmäßig beim Lesen auf Standby schaltet – und der Email bzw. dem Versender wenig Beachtung schenkt.
– Die Anrede ist falsch geschrieben. Stellen sie sich vor, sie heißen Nussknacker und jemand vergißt das zweite ’n‘. Wären Sie da begeistert? Und Herr Meyer schreibt sich eben nicht ‚großes M und kleine eier‘.
– Am Ende fehlt der Gruß oder es kommt nur ein ‚cu‘ oder ‚mfg‘. Noch besser: es fehlt sogar der Name des Schreibenden. Beim Brief hätte man das nie vergessen. Manche meinen aber heute, dass die Emailkennung schon ausreicht und man nicht mal mehr den Namen erwähnen muss am Ende einer Mail.

Der Respekt vor anderen wird schließlich auch bei der Kleidung in der Form ausgedrückt. Oder gehen Sie in Sandalen und Shorts zu einem offiziellen Neukundenmeeting?

Interne Mail-Kommunikation

Alle Tipps des Institus für Rhetorik für die interne Mail-Kommunikation gebe ich hier unkommentiert (aber leicht gekürzt) weiter. Das Institut schlägt vor, in einem „Mail-Meeting“ einen E-Mail-Knigge zu erstellen. Folgende Punkte sollten Sie in diesem Meeting besprechen…

Mehr miteinander reden – weniger mailen!
Es ist ein unding, wenn Menschen, die im Büro nebeneinander sitzen oder ‚fußnah‘ zusammenarbeiten, sich permanent Mails zusenden. Sie begeben sich der Chance, über ihre Sprache und Stimme Gefühle und auch Informationen zu vermitteln. Hier droht der Weg in die E-Mail-Unkultur.

Erst denken – dann schreiben – dann noch mal denken – dann versenden
Wie oft wird im Büro eine E-Mail versendet, ohne die Folgen zu bedenken. Man hat schlampig formuliert – und merkt es erst, wenn der Text verschickt ist: „Das habe ich eigentlich ganz anders gemeint…“ Jetzt lässt sich der Inhalt nicht mehr zurücknehmen; was folgt, ist ein Mail-Krieg, der durch ein Missverständnis ins elektronische Leben gerufen worden ist.

Auch intern auf den Ansprechpartner Rücksicht nehmen
Den einen nerven die Smileys, mit deren Inhalt – oft allerdings missverständlich – kommentiert werden. Der andere möchte nur in dem Fall eine E-Mail, wenn die mündliche Kommunkation nicht möglich ist. Form und Inhalt der Mail sollten auf den Empfänger abgestimmt werden.

Der Ton macht die Musik
„Warum haben Sie immernoch nicht meine Mail beantwortet?“ Welche Gefühle werden in Ihrem Mailpartner geweckt? Wut, Unverständniss, gar Aggressivität? Ihr Bedauern, er habe sie falsch verstanden, nutzt nichts. Investieren Sie etwas Gedankenschmalz in
höfliche und unmissverständliche Formulierungen – gerade bei der internen Kommunikation: „Schade, dass Sie bisher keine Zeit hatten, auf meine Farge zu reagieren. Oder gibt es noch Unklarheiten? Ich schlage vor, adss wir uns…“ Zu dieser Regel sollten sich im Mail-Meeting alle bekennen.

Vermeiden Sie cc-(Absicherungs)Wahn
Ärgerlich sind jene Mails, bei denen alle möglichen Leute ins cc gesetzt werden. Eine unerquickliche Maildiskussion belastet dann die Leitungen – und die Leistungen.

Spot On!
Eigentlich sollte der Post kurz werden, aber je länger man drüber nachdenkt, umso mehr elektronische Fauxpas fallen einem ein. Ich bin mir sicher, noch nicht em Ende zu sein. Aber den Part des Weiterschreibens überlasse ich den Lesern des Blogs…